Faites bonne impression avec votre réception!

Votre réception comme vitrine de votre entreprise

Votre réception ne doit pas être qu’utilitaire pour l’accueil des visiteurs; elle doit aussi véhiculer vos valeurs ainsi que refléter l'image et la culture de l’entreprise. 

Réfléchissez à ce que vous voulez qui se dégage de cet espace, par exemple : élégance, modernité, professionnalisme, écoresponsabilité, convivialité, etc.

Choisissez ensuite des éléments de design, des couleurs et des matériaux qui correspondent à votre image de marque. Cela créera une cohérence visuelle qui renforcera la perception positive de votre entreprise dès l'entrée.

Organisation de l’espace et choix du mobilier

Il est essentiel de prendre en compte le profil de vos visiteurs lors de la conception de votre réception. S’agit-il principalement de clients d'affaires, de patients, de familles avec jeunes enfants, de fournisseurs ou de candidats potentiels? En identifiant qui vient majoritairement vous visiter, vous serez en mesure de bien organiser votre réception.

Voici quelques exemples :

• Si vous recevez principalement des clients internationaux, vous pourriez envisager d'inclure des supports multilingues ou des éléments culturels pertinents.
• Si votre entreprise accueille plutôt des clients d’affaires solitaires, privilégiez des fauteuils individuels confortables dans la salle d’attente; si vous recevez surtout des familles avec des enfants, privilégiez les canapés ou prévoyez des chaises basses adaptées aux plus jeunes.
• Si votre entreprise est axée sur la technologie, une réception moderne et interactive pourrait être plus appropriée.

Comprendre les besoins et attentes de vos visiteurs vous guidera pour bien choisir le mobilier à utiliser (taille, style, niveau de confort) et organiser votre espace. Votre réception n’en sera que plus fonctionnelle.

Ergonomie et productivité

 La réception ne doit pas seulement être esthétique : elle doit aussi être ergonomique et confortable pour le personnel qui y travaille.

 Des éléments tels que des sièges confortables, un éclairage adéquat et un espace de travail bien organisé contribuent à la productivité et au bien-être des employés.

Une réception bien conçue peut également faciliter les interactions avec les visiteurs en réduisant le temps d'attente et en améliorant la circulation. Avez-vous pensé aux réceptions circulaires, par exemple? Notre fournisseur Logiflex propose de beaux modèles, découvrez-les ici.

Enfin, demandez-vous quelle place accorder aux livraisons. En recevez-vous beaucoup et, si oui, peuvent-elles être volumineuses? En anticipant ce point, vous pourriez leur dédier un espace spécifique, un peu caché de la vue des visiteurs, pour les entreposer temporairement.  

Services offerts aux visiteurs

Anticipez également les besoins de vos visiteurs, surtout si l'attente peut être longue.

Cela peut passer par :

• Partager sur une affiche les informations de connexion Wi-Fi.
• Offrir des rafraîchissements en personne, via des fontaines d’eau ou encore des thermos de café en libre-service.
• Indiquer où se trouvent les salles de bain à proximité.
• Prévoyez une table avec une sélection de magazines ou un coin dessin pour les plus jeunes.

Ces petites attentions contribuent à créer une expérience agréable et confortable pour vos visiteurs. Ils vous en seront reconnaissants et la première impression n’en sera que renforcée!

Accessibilité

Enfin, assurez-vous que votre réception est facilement accessible à tous, y compris aux personnes à mobilité réduite.

Si vos bureaux sont dans un immeuble partagé avec plusieurs entreprises, veillez à ce que vos locaux soient bien signalés et que les informations nécessaires pour se rendre à votre réception soient clairement indiquées.

L'accessibilité renforce la convivialité de votre espace d'accueil et montre que vous valorisez tous vos visiteurs. 

Une réception…. sans réceptionniste! 

Et oui, c’est possible! Et cette pratique est de plus en plus dans l’air du temps d’ailleurs.

Dans le contexte actuel de la pénurie de main d’œuvre et de l’automatisation des procédés, il n’est pas rare de voir des entreprises supprimer le poste de réceptionniste. Il n’y a alors aucune personne attitrée pour accueillir les visiteurs. Il faut donc penser à une façon intelligente pour que les visiteurs s’annoncent et qu’on réponde à leurs besoins. Cela peut passer par l’installation de kiosques d’enregistrement automatisés, par des tablettes interactives, ou des applications mobiles dédiées.

Ces réceptions de bureaux intelligentes offrent une solution moderne et efficace pour accueillir les visiteurs sans nécessiter de personnel dédié à l'accueil. Grâce à l'automatisation et à l'utilisation de technologies innovantes, ces systèmes permettent aux entreprises de fournir une expérience d'accueil professionnelle tout en optimisant leurs opérations.

En conclusion, investir dans la conception d'une réception soignée et fonctionnelle est bénéfique pour toute entreprise. C’est un moyen efficace de créer une première impression positive et de renforcer votre réputation.

Il vous suffit d’aligner votre réception avec votre image de marque et d’adapter ses fonctionnalités aux besoins de vos visiteurs. Vous créerez ainsi un espace accueillant et professionnel qui laissera une impression durable dès la première visite.